4SOME'ER AAN HET WOORD, RAMONA WILL

Hoe is het om te werken bij 4Some? Dat kunnen onze 4Some’ers je natuurlijk het beste zelf vertellen. Op kantoor in IJsselstein spraken we dit keer met Ramona Will. Ramona werkt nu een jaar bij 4Some als contractbeheerder. Wat houdt haar functie in en hoe ervaart zij het werken bij 4Some? Ze vertelt het je zelf!

Als eerste, kun je jezelf eens voorstellen?

Ramona: ‘Mijn naam is Ramona Will, ik ben 31 jaar en woon in IJsselstein met mijn man Berry en Mechelse herder El Chapo. In mijn vrije tijd bezoek ik graag festivals en train ik veel met de hond. Sinds september 2021 werk ik bij 4Some Technisch Beheer, eerst als inkoper en inmiddels als contractbeheerder.’

Wat is je achtergrond en hoe kom je bij 4Some terecht?

‘Ik heb een juridische achtergrond en wilde eigenlijk advocaat worden, maar dit bleek toch niet zo bij mij te passen. Na mijn studie rechten kwam ik in een baan terecht waarbij ik werkte met contracten voor medisch onderzoek en daarna ben ik in de contractwereld blijven hangen. Mijn laatste baan was bij het RIVM als contractmanager. Bijna direct na mijn indiensttreding daar brak Covid uit en gingen we als een van de eerste organisaties thuiswerken. Dat vele thuiswerken zorgde ervoor dat ik mijn draai echt niet kon vinden. Daarnaast vond ik de organisatie vrij stug en dat bleek niet goed bij mij te passen. Uiteindelijk ben ik daarom toch op zoek gegaan naar een andere baan en kwam ik een leuke vacature tegen bij 4Some.’

Klopt het dat je eerst op een andere functie dan jouw huidige functie hebt gesolliciteerd?

‘Ja dat klopt, ik solliciteerde eigenlijk op de functie van inkoper. Ook iets dat ik enorm leuk vind om te doen. Eigenlijk ging alles heel snel. Binnen no-time was ik op gesprek geweest en aangenomen. Door mijn achtergrond werd het uiteindelijk een combinatiefunctie: 70% inkoop en 30% contractbeheer. Inmiddels zijn deze verhoudingen omgedraaid en is de invulling van mijn rol anders geworden. Er kwam namelijk een nieuwe functie vrij op contractbeheer. Omdat ik al gedeeltelijk hielp met de contractbeheertaken, was dit een logische stap. Ik kreeg vanuit 4Some ook voldoende vertrouwen om deze switch te kunnen maken.’

Wat houdt jouw functie precies in en wat maakt het leuk?

‘Het is een ontzettend leuke en afwisselende functie omdat je met heel veel partijen contact hebt, zowel intern als extern. Bij nieuwe contracten komt er eerst een aanvraag binnen van een eigenaar, beheerder of huurder van een pand, of zoals wij dat noemen een object. Die aanvraag kan via diverse kanalen binnenkomen. Vaak wordt er dan eerst een schouwing gedaan. Meestal doet de commercieel adviseur contracten dit of een objecttechnicus. Hierbij worden de betreffende technische installaties ter plaatse geïnventariseerd, geanalyseerd én wordt er gekeken wat er qua onderhoud nodig is. Denk hierbij aan preventief, correctief en functioneel onderhoud. Ook wordt er gekeken of er misschien derde partijen moeten worden ingeschakeld voor specifieke typen installaties of onderhoud.’

‘Daarna wordt er een calculatie gemaakt voor het onderhoudscontract. Wat voor onderhoud en kennis is nodig, hoeveel uur gaat hiermee gemoeid en wat voor materiaalkosten komen hier eventueel bij. Met deze input gaan wij vervolgens aan de slag. Wij maken een voorstel voor het technisch beheer en onderhoud en bieden deze aan bij de klant. Meestal krijgen we dit voorstel na de klantbespreking weer terug en wordt het, eventueel met nog wat aanpassingen, omgezet naar een contract. Hierbij verwerken wij alle informatie in GIS, ons Gebouw Informatie Systeem en zorgen we vervolgens ook voor een complete overdracht naar het objectteam. Deze kunnen het onderhoud dan inplannen en uitvoeren.’

‘De meeste uitdaging zit voor ons in de zogenaamde ‘vreemde contracten’. Sommige beheerders hanteren namelijk hun eigen contracten & voorwaarden waardoor we een doorvertaling moeten maken. Dat kan dus soms een uitdaging zijn! Daarnaast heb je natuurlijk ook nog andere (administratieve) taken, zoals facturatie, verlengingen en helaas af en toe ook opzeggingen. Al komt dat laatste gelukkig minder vaak voor.’

En wat is jouw rol dan precies op inkoopvlak?

‘Ik doe voornamelijk de algemene inkoop binnen 4Some: facilitaire zaken, energiecontracten, telefonie, verzekeringen etc. Eigenlijk alles dat 4Some breed is. Mijn juridische kennis komt hierbij goed van pas en het is een leuke combinatie met contractbeheer. Ook heb ik vanuit die hoedanigheid een rol bij de afstemming over algemene (inkoop)voorwaarden. Overigens kennen we ook de rol van technisch inkoper binnen 4Some. Hierbij werk je samen met de object- en projectteams en hou je je bezig met alle inkoop op werktuigbouwkundig en elektrotechnisch vlak. Hiervoor zoeken we nog iemand, dus bekijk vooral de vacature zou ik zeggen.’

Wat vind je het leukste aan het werken bij 4Some?

‘Dat er veel ruimte is voor eigen inbreng. De lijnen zijn kort en het contact met mijn leidinggevende en directe collega’s is fijn. Meedenken wordt echt gewaardeerd. Daarnaast is de sfeer binnen het bedrijf (en mijn team) ook heel erg goed. Ik heb me vanaf het begin welkom gevoeld. 4Some is wat mij betreft ook heel informeel en toegankelijk, je voelt totaal geen hiërarchie. O ja, en er worden superveel leuke dingen georganiseerd. Vanuit het bedrijf, maar ook met collega’s onderling spreken we dingen af. En aangezien ik een echt gezelligheidsdier ben, vind ik dat alleen maar erg leuk!’

Hoe zie jij je toekomst bij 4Some?

‘Ik zie voorlopig nog genoeg interessante mogelijkheden bij 4Some als het gaat om mijn ontwikkeling. Ik zou het erg leuk vinden als we vanuit contractbeheer nog wat meer betrokken worden bij de uitvoering van de contracten en bijvoorbeeld evaluaties, zodat ik me ook op technisch inhoudelijk vlak nog meer kan ontwikkelen. En deze kennis natuurlijk mee kan nemen in mijn functie als contractbeheerder. Daarnaast vind ik het ook leuk om diverse losse projecten aan te pakken, die bijvoorbeeld helpen om processen te verbeteren. Maar ook een meer adviserende rol zou mij op termijn wel passen. Ik ben best wel ambitieus en vind veel dingen leuk, dus vervelen is voor mij geen optie. Gelukkig krijg je bij 4Some ook die ruimte, dus voorlopig ben ik nog niet weg!’

Ook werken bij 4Some? Bekijk hier onze vacatures!