Vacature:
Contractbeheerder (24-32 uur)
Voor ons team Commercie zijn wij op zoek naar een kei van een contractbeheerder. We bieden je een zeer uitdagende commercieel-administratieve baan op hbo-niveau waarin je je eigen portefeuille beheert met technische beheer- en onderhoudscontracten. Van aanvraag en aanbieding tot mutaties en verlengingen; het is allemaal jouw feestje. Uiteraard word je onderdeel van een gezellig team, werk je zeer nauw samen met de commercieel manager én heb je veel contact met opdrachtgevers en leveranciers.
Interesse gewekt? Lees dan snel verder!
Over 4Some Technisch Beheer
Al 20 jaar verzorgt 4Some het beheer en onderhoud van technische, gebouwgebonden installaties. Dit doen we in opdracht van zowel beleggers in onroerend goed als beheerders en gebruikers van gebouwen. Inmiddels zijn we een landelijk opererend bedrijf met gerenommeerde klanten en beheren we ca. 180 gebouwen met een grootte van 5.000 tot 85.000 m2. Dit doen we met uitstekend opgeleide (service)technici en in-house specialisten op zeven vakgebieden zoals koude-, warmte- en klimaattechniek.
Jouw werk als contractbeheerder
Als contractbeheerder ben je onderdeel van de afdeling Commercie. Jij verzorgt, samen met je collega-contractbeheerder, alle administratieve zaken rondom het opstellen, beheren en verwerken van onze onderhoudsovereenkomsten. Je hebt hierin allebei je eigen portefeuille en werkt samen met twee administratief medewerkers contractbeheer, een commercieel adviseur contracten en een inkoper (vacature).
Een belangrijk onderdeel van je functie is het ondersteunen van de commercieel manager bij de totstandkoming van nieuwe contracten. Dit doe je voor zowel bestaande als nieuwe opdrachtgevers. Je denkt mee en maakt voorstellen die aansluiten bij de behoeftes van onze opdrachtgevers.
Natuurlijk doe je dit niet helemaal alleen. Indien nodig vindt er eerst een schouwing van de installaties plaats om te bekijken wat er nodig is aan onderhoud. En of er misschien derden moeten worden ingeschakeld voor het onderhoud van specifieke installaties. Daarna wordt er een calculatie gemaakt voor het contract. Met deze input maak jij vervolgens een voorstel voor het technisch beheer en onderhoud en bied je dit aan bij de klant volgens de eerder door jou gemaakte afspraken.
Zodra het voorstel akkoord is, zet jij dit om naar een definitief contract en zorg je voor een overdracht naar het betreffende objectteam. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van in de overeenkomst gemaakte afspraken. Uiteraard verwerk je alle benodigde object- en contractinformatie in ons Gebouw Informatie Systeem (GIS) en zorg je dat alle contracten netjes (digitaal) gearchiveerd zijn.
Naast de nieuwe contracten heb je natuurlijk ook nog andere (administratieve) taken zoals het opstellen van contractaanhangsels, verlengingen, opzeggingen en jaarlijkse indexeringen.
Je taken en verantwoordelijkheden op een rij
- Accepteren en verwerken van nieuwe aanvragen
- Verzorgen van aanbiedingen en het zelfstandig opstellen van onderhoudscontracten
- Coördinatie en planning van werkzaamheden die nodig zijn voor het compleet indienen van een contractvoorstel
- Opvragen van offertes bij subcontractors en het verwerken van de offerte in de aanbieding
- Aanmaken van- en controleren op juistheid van inkooporders
- Het administratief afhandelen van ondertekende contracten (opdrachten), verlengingen en opzeggingen
- Het informeren van de objectteams en de afdeling financiële administratie over nieuwe contracten, verlengingen en opzeggingen
- Onderhouden van contacten met opdrachtgevers en subcontractors (leveranciers)
- Actief meedenken over het optimaliseren van de afdeling en zorgen voor opvolging van genomen besluiten.
Dit heb je in huis
Voor deze uitdagende functie heb je wel het een en ander in huis. Zo moet je snel kunnen schakelen en verbanden kunnen leggen. Ook ben je in staat om goed te communiceren op verschillende niveaus en zijn accuratesse en zelfcontrole belangrijke competenties.
Verder pas je in het volgende profiel:
- Hbo werk- en denkniveau
- Ervaring in een vergelijkbare commercieel-administratieve functie
- Affiniteit met commercieel onroerend goed en/of techniek
- Enthousiasme
- Cijfermatig inzicht
- Stressbestendig
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Goede beheersing van Microsoft Office
- Minimaal 24 uur per week beschikbaar; werktijden in overleg
Dit kun je van ons verwachten
We bieden je een veelzijdige baan met flexibele werktijden waarin je je niet snel zult vervelen. Je komt te werken in het mooie IJsselstein (Utrecht) met een stel gezellige collega’s waarbij je ook nog de mogelijkheid hebt deels thuis te werken.
Uiteraard bieden we je nog de nodige arbeidsvoorwaarden:
• Een salaris volgens de CAO metaal & techniek (kleinmetaal), afhankelijk van opleiding en ervaring
• 25 verlofdagen en 13 adv-dagen (bij een fulltime dienstverband)
• 8% vakantiegeld
• Mobiele telefoon
• Laptop
• Mogelijkheid om parttime te werken
• Uitgebreide opleidingsmogelijkheden
• Collectieve ziektekostenregeling
• Pensioenregeling bij het pensioenfonds metaal & techniek (PMT)
4Some als werkgever
Met zo’n 100 collega’s zijn we een relatief klein bedrijf met een platte organisatiestructuur en korte communicatielijnen. Naast onze liefde voor techniek, zijn we vooral een ‘mensen’ bedrijf. Wij geloven dat onze medewerkers de sleutel tot ons succes zijn. We houden daarom van een informele werksfeer en vinden betrokkenheid en collegialiteit erg belangrijk. Niet zo gek dus dat we bij 4Some wel van het organiseren van feestjes houden! Of het nu een vaardag is, een BBQ op ons dakterras of een Sinterklaas voor de 4Some kids, we blijven graag met elkaar in verbinding. Op onze gezellige ‘2nd’ is er ruimte om te lunchen of een potje pool te spelen met collega’s. Op vrijdagmiddag sluiten we graag de week af met een gezellige ‘happy hour’. Wie weet ben jij er de volgende editie ook wel bij!
Meer informatie en solliciteren
Net zo enthousiast als wij over deze functie en wil je direct solliciteren? Stuur dan een mailtje met je motivatie en cv naar HRM@4some.nl of vul onderstaand sollicitatieformulier in. Nog vragen? Mail ons dan of bel met Kim Swagers op 030 - 686 9030 of 06 - 46 63 61 78. We zien je reactie graag tegemoet!